Wat betekent de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) voor uw samenwerking met MCS Arbo

EU

Door de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) moet MCS Arbo organisatorische maatregelen treffen om met u te kunnen blijven samenwerken en zo te voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Deze wetswijziging heeft, los van onze samenwerking, ook gevolgen voor uw organisatie. De nieuwe opzet in onze samenwerking met u zal in de praktijk niet eerder dan 1 mei 2018 van toepassing zijn (maar ook niet later dan 25 mei 2018). Door de wijzigingen in deze wetgeving bent u verplicht de aanpassingen in onze samenwerking op te volgen. De komende maanden zullen wij u daarom via onze nieuwsbrief geregeld bijpraten.

De AVG komt er aan!

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. Deze wet- en regelgeving raakt alle organisaties, ook kleine MKB- en ZZP’ers. Overtreedt een verantwoordelijke de beginselen of grondslagen van de AVG of de privacy rechten van de betrokkenen (de mensen van wie de organisatie gegevens verwerkt),dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen die kan oplopen tot maximaal 20 miljoen euro! Of een boete van 4% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen.

Het idee achter de AVG is dat burgers veel meer zeggenschap krijgen over hun data en wat daarmee gebeurt. Organisaties moeten duidelijk maken waarom ze bepaalde (persoons)gegevens nodig hebben en waar die voor worden gebruikt. Burgers kunnen op hun beurt gemakkelijker inzage vragen in opgeslagen data, toestemming intrekken, klachten indienen en gebruikmaken van het recht om vergeten te worden. Hierbij gaat het om elk persoonlijk gegeven dat u registreert van bijvoorbeeld uw personeelsleden, contactpersonen van organisaties met wie u samenwerkt, personen die u individueel als klant of cliënt bedient , ziekmeldingen die u doorgeeft aan de arbodienst etc.

Wat betekent de AVG voor uw samenwerking met MCS Arbo:
MCS ARBO gaat voor 1 mei 2018 voor haar klanten over van MCS-online naar verzuimsignaal ( een groot aantal klanten werkt reeds met Verzuimsignaal

Dit is een update om u te informeren welke stappen Verzuimsignaal- Unit4 maakt om samen met u hieraan te voldoen.

In deze update vindt u de volgende onderwerpen:
• Verwerkersovereenkomst Unit4
• Voortgang ontwikkeling: beperking rechten inzien persoonsgegevens
• Voortgang ontwikkeling: tweestapsverificatie
• Voortgang ontwikkeling: bewaartermijnen

Verwerkersovereenkomst Unit4
De AVG maakt het noodzakelijk dat organisaties die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken, hun verwerkingsproces zodanig aanpassen dat deze in lijn is met de nieuwe privacy verordening. Dit houdt onder meer in dat de huidige bewerkersovereenkomst dient te worden omgezet naar een verwerkersovereenkomst die compliant is met de AVG.

Voortgang ontwikkeling: beperking rechten inzien persoonsgegevens
Medio februari heeft Verzuimsignaal een set standaard AVG-rollen beschikbaar voor arbodienst, werkgever, verzekeraar en bedrijfsarts. Uw functioneel beheerder kan de best passende rol toewijzen aan de verschillende gebruikers. In de volgende update wordt er meer informatie gedeeld over deze standaard rollen, zodat u voldoende tijd heeft om uw werkwijze indien nodig aan te passen.

Voortgang ontwikkeling: tweestapsverificatie

De verplichting van de tweestapsverificatie vanuit VerzuimSignaal vindt plaats vanaf 1 mei dit jaar.

De functionaliteit is in februari opgeleverd. Als u de tweestapsverificatie heeft ingesteld blijven de instellingen vooralsnog hetzelfde tot 1 mei. Vanaf deze datum wordt iedere gebruiker verplicht om de tweestapsverificiatie in te stellen. Mocht u op dat moment nog e-mail als tweestapsverificiatie hebben ingesteld, komt deze te vervallen en moet een gebruiker kiezen voor een andere methode.

Daarnaast wordt er gewerkt met een persoonlijke herstelcode (PUC) die eenmalig met de gebruiker wordt gedeeld. Deze kan nodig zijn bij verlies van mobiel toestel of token. Wij adviseren u de persoonlijke herstelcode goed te bewaren.

Voortgang ontwikkeling: bewaartermijnen
De ontwikkeling ‘bewaartermijnen’ is afgerond en is in de release van februari opgeleverd.

Verdere informatie
Wij blijven u de komende tijd uitgebreid over deze ontwikkelingen informeren door middel van AVG updates.